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Comment relancer un client qui n’a pas payé ? Les démarches pour y parvenir

Gestion de trésorerie
Comment relancer un client qui n’a pas payé ? Les démarches pour y parvenir

Votre entreprise subit des retards de paiements, mais vous n’osez pas relancer votre client par peur de le froisser ? Ne vous inquiétez pas ! Plusieurs méthodes efficaces existent pour relancer un client qui n’a pas payé. Suivez le guide !

1. Une poigne de fer dans un gant de velours

Être confronté à des clients qui ne payent pas leurs factures n’est jamais agréable, surtout si vous être une petite entreprise. Aussi, il est assez simple de perdre son sang froid et d’avoir la tentation d’aller crier sur votre débiteur. Mais attention, c’est la pire chose à faire : en effet, si vous commencez de cette manière, vous risquez simplement de braquer votre interlocuteur. Imaginez qu’il ait simplement oublié de vous régler, vous risquez de donner une mauvaise image de votre entreprise et de perdre un client pour rien… Restez courtois et poli mais ferme en toutes circonstances.

2. Le téléphone, votre meilleur ami !

Comment relancer un client qui n'a pas payé

Beaucoup de gens ont tendance à utiliser la relance téléphonique en dernier recours, c’est une erreur. Puisque vous êtes dans une démarche de demande de recouvrement, il faut toujours privilégier le contact direct pour relancer un client qui n’a pas payé. Si votre client est une petite entreprise ou un particulier, la question de savoir qui appeler ne se pose pas. En revanche, si vous avez affaire à une structure de plus grande taille, vous allez gagner du temps en sachant quel est le bon interlocuteur : essayez de vous procurer les coordonnées du service comptable ou du trésorier de l’entreprise…
Ce sont eux qui ont le pouvoir de déclencher le paiement, il est donc préférable de les contacter directement.

Le but n’est pas de retenir votre interlocuteur pendant des heures, vous devez donc être bref mais précis :

  • Rappelez le numéro de la facture que l’on doit vous payer, vous éviterez ainsi des malentendus.
  • Soyez très clair sur la date à laquelle vous attendez le règlement : si vous attendez un paiement le 20 du mois, précisez le bien. Sinon il se peut que la personne en charge commence la procédure le 20.
  • Demandez comment vous allez être payé. Entre un virement et un chèque, les délais ne sont pas forcément identiques, et vous devez en être conscients pour maintenir votre trésorerie à flot. Par ailleurs, si votre client semble être un mauvais payeur récurrent ou montre des signes de difficultés financières, soyez prudent et n’hésitez pas à refuser les chèques, qui pourraient être sans provision.
  • Faites appel à l’empathie. En tant que petite entreprise, les factures impayées peuvent avoir un impact considérable sur votre trésorerie. Vous pouvez donc jouer sur cette note là, cela fera peut-être prendre conscience à votre créancier qu’il doit vous faire parvenir le paiement au plus vite.

3. Relancer un client qui n’a pas payé par écrit

Votre premier contact par téléphone n’a rien donné ? Il est donc temps de passer à la lettre de relance. Encore une fois, restez synthétique et ne braquez pas le destinataire : contentez-vous de lui rappeler qu’il vous doit de l’argent en vous référant à vos conditions générales de vente. L’avantage de cette méthode est que l’écrit fait foi et vous fournit une preuve de votre démarche, contrairement au téléphone. En cas de retards de paiements répétés,  vous pourriez envisager de réclamer des pénalités de retard.

En effet, ces pénalités vous sont dues dès le premier jour de retard et sont encadrées par l’article L 441-6 du Code de Commerce. Elles sont d’ailleurs un excellent moyen de faire réagir un client un peu trop lent. De plus, elles peuvent vous permettre de compenser les pertes induites par le retard de paiement

Si vous n’obtenez toujours rien suite à cette action, il est possible d’envoyer une lettre dite “d’avertissement”. Dans celle-ci, vous signalez que, malgré vos précédentes réclamations vous n’avez toujours pas été payé. Ajoutez à cela que, faute de vous voir crédité sous X jours, vous ferez appel à un mandataire de recouvrement (huissiers, avocats spécialisés…). Privilégiez le courrier en recommandé afin d’être sur que votre client l’a bien reçu.
Si cette lettre n’a pas de réelle valeur juridique, elle vous permet d’exercer une certaine pression sur votre débiteur. En “l’effrayant”, vous le déciderez sûrement à agir.

4. La mise en demeure, un ultimatum efficace

Comment relancer un client qui n'a pas payé

Dans le cas occasionnel où vous n’auriez toujours pas été payé, la lettre de mise en demeure est la dernière étape avant d’entamer des poursuites. Vous n’êtes pas tenu d’avoir envoyé une lettre d’avertissement avant de mettre en demeure votre créancier, c’est à vous de décider en fonction de la gravité de la situation et de la trésorerie de votre entreprise.

La mise en demeure constitue pour votre client son ultime chance de régulariser sa situation “à l’amiable”.
Sachez aussi qu’elle est un prérequis nécessaire en cas de suites judiciaires.  Du fait de son importance juridique, il peut-être pertinent de la faire rédiger et expédier par un avocat.
Cependant, si vous souhaitez la réaliser par vous-même, voici les points indispensables à faire apparaître :

  • Faire apparaître “mise en demeure” dans le texte
  • Poser une date butoir de paiement à la réception du courrier
  • Rédiger une synthèse du différend
  • Dater votre courrier au jour de l’envoi
  • Adresse de votre entreprise et celle du destinataire
  • Apposer votre signature
  • Préciser qu’un tribunal sera saisi en cas de non retour

Si, à l’issue de toutes ces étapes, vous n’obtenez pas de votre débiteur votre paiement, vous allez devoir employer la manière forte. Les recours juridiques existent pour ce genre de situation : huissier, cabinet de recouvrement ou encore injonction de payer auprès d’un juge (cette dernière option étant la moins coûteuse en temps et en argent).
Heureusement, il est rare de devoir en arriver là ! Si vous suivez bien le processus de relance et que votre client se montre conciliant, vous ne devriez pas avoir besoin de recourir à ces extrêmes.

 

Comment relancer un client qui n'a pas payé

Conclusion : relancer un client qui n’a pas payé est une démarche qui demande de la rigueur et une certaines méthodologie. Mais c’est un élément clé pour éviter les problèmes de trésorerie. Les démarches et astuces indiquées ici vous permettront d’avoir une ligne directrice dans votre processus de recouvrement et ainsi de gagner du temps précieux ! 
Toutefois, gardez à l’esprit que plus vous entretiendrez de bonnes relations avec vos clients et que vous étudiez la santé financière de ces derniers, plus vous diminuerez les risques de subir ce genre de désagréments.

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SOURCES :

https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000005634379&idArticle=LEGIARTI000019294314

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F23211 

https://fr.wikipedia.org/wiki/Injonction_de_payer_en_proc%C3%A9dure_civile_fran%C3%A7aise

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