Comment entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs ?

Comment entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs ?

Soigner ses relations fournisseurs est capital pour toute entreprise. Tous secteurs confondus, la manière dont une entreprise interagit avec ses fournisseurs peut faire la différence entre son succès ou sa faillite : bénéficier de rapports privilégiés avec des prestataires de qualité est un avantage concurrentiel en soi ! Qui sont-ils et comment se portent vos relations avec eux ? Quels sont les aspects à améliorer ! Cet article est là pour vous aider à entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs et garantir une coopération mutuellement avantageuse, dans les meilleures conditions possibles.

Partez sur de bonnes bases : le sourcing fournisseurs

Menez un sourcing efficace

Pour garantir des relations optimales avec les fournisseurs de votre entreprise, il faut commencer… et bien, par le commencement ! Afin de partir sur des bases convenables, votre travail doit partir de la phase de prospection durant laquelle vous allez identifier des structures avec lesquelles vous comptez potentiellement vous associer : le sourcing fournisseurs. Pour faire simple, cette démarche consiste à dresser une cartographie des partenaires potentiels au cour d’un travail de recherche et de documentation. Mettre à plat leurs caractéristiques, c’est être en mesure d’en choisir un (ou plusieurs) qui vous correspond le mieux.

Définissez une stratégie en amont

Comme beaucoup de décisions concernant la gestion d’entreprise, votre sourcing fournisseurs doit être fait en fonction d’une stratégie cohérente. Cette démarche doit déboucher sur un choix parmis plusieurs possibilités, toutes présentant des avantages et des inconvénients distincts.

Qualité des produits, délais de production et de livraison, distance géographique, compétitivité des prix… Ces éléments sont centraux car ils touchent au nerf de la guerre : le produit (ou service) que l’entreprise peut vous fournir. C’est à vous de décider lesquels vous voulez privilégier et lesquels sont les plus importants pour votre activité. Un travail d’analyse comparative vous facilitera la tâche pour identifier le prestataire qui vous convient le mieux. Un partenaire X va être en mesure de vous livrer rapidement mais la qualité de ses produits est inférieure à ceux de Y, qui en revanche exigent un délai de paiement plus court qui peut vous causer des difficultés de trésorerie ? En tant que dirigeant, c’est à vous de trancher.

Renseignez-vous sur vos partenaires

Vous êtes chef d’entreprise ? Alors la pratique qui consiste à se renseigner sur la solvabilité d’un client avant de travailler et signer un contrat avec lui vous est familière ! Il faut procéder de la même manière avec votre fournisseur potentiel. Comme avec un client, vous allez sûrement être amené à travailler avec un prestataire sur le long terme. Dans cette optique, s’informer sur sa capacité à maintenir son activité va se révéler décisif : signer un contrat avantageux et prometteur ne sert à rien si le fournisseur en question fait faillite six mois plus tard et vous pose par les suite des problèmes de stocks … Interrogez votre entourage, contactez les clients déjà existants ; tous les moyens sont bons pour confirmer ou infirmer votre décision en la matière.

Notons par ailleurs un élément non décisif en soi mais qui peut revêtir une certaine importance dans le cas d’une relation professionnelle de longue durée : ne négligez pas le volet humain et relationnel de votre sourcing fournisseur ! Si vos recherches se concrétisent, vous allez être amené à contacter régulièrement votre interlocuteur. Prenez donc le temps d’apprendre à le connaître ; cerner son caractère facilitera vos relations et pourra même vous apprendre  quels leviers actionner pour négocier avec lui.

Renforcez vos relations : les contrats en cours

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Instaurez une confiance mutuelle

Une entreprise est liée à son fournisseur à travers un contrat de partenariat commercial, qui définit, entre autres, la durée du partenariat ainsi que les prix et les délais de paiement convenus entre les deux parties. Une relation fournisseur, pour être idéale, doit être mutuellement avantageuse et comporter certaines concessions, pour que chaque signataire puisse en tirer un bénéfice équitable. Il est cependant important de garder en tête qu’un contrat n’est jamais gravé dans le marbre et que ses conditions peuvent être amenées à évoluer. C’est ici un élément essentiel car à partir du moment où l’une des deux parties sent que le contrat n’est plus équilibré, une renégociation peut être demandée.

Un contrat stable n’est pas le seul garant d’un lien solide entre un client et son fournisseur, et leurs échanges ne sont pas uniquement limités à passer des commandes et à régler des factures. Une bonne relation permet de faire profiter à l’autre de son réseau, de son influence et de sa réputation. Exemple : la prochaine fois qu’un dirigeant vous demande des conseils pour l’aiguiller dans le choix de ses futurs fournisseurs, n’hésitez pas à recommander un des vôtres en qui vous avez confiance. Si jamais le contrat vient à se concrétiser, vous pouvez contacter votre fournisseur et tenter d’obtenir un contrat plus avantageux en fonction du nombre de clients que vous dirigez vers lui ! Tout le monde y gagne.

Attention cependant : si le fait de négocier des remises et des prix intéressants auprès de ses partenaires est monnaie courante, prenez garde à ne pas trop tirer sur la corde ! Exiger des tarifs trop bas risque en effet de faire fuir votre interlocuteur, qui ne verra peut-être pas d’intérêt à continuer à travailler avec vous s’il ne s’y retrouve pas financièrement.

Centralisez les relations fournisseurs

Privilégiez un dialogue constant et transparent avec vos fournisseurs. A cette fin, il est judicieux de nommer une personne de votre entreprise comme responsable des relations fournisseurs, en fonction des ressources et moyens humains dont vous disposez, bien entendu. Le fait de nommer un interlocuteur fixe fluidifie les relations. En effet, à chaque fois qu’un de vos fournisseurs va chercher à contacter votre société, il a l’assurance qu’il sera toujours mis en relation avec la même personne, avec qui il a déjà travaillé dans le passé.

Menez une veille constante

Même si vos relations avec vos fournisseurs sont optimales, un bon état d’esprit à adopter consiste à mettre en place une veille constante : tenez-vous au courant! Nouvelles technologies, innovations, nouveaux entrants, évolution des processus, diminution des tarifs … Toujours en accord avec votre stratégie fournisseurs, penchez-vous sur la façon dont votre entreprise se fournit aujourd’hui, et comment vous aimeriez qu’elle se fournisse demain.

Cette démarche a deux facettes distinctes : il est essentiel de se renseigner sur le marché dans sa globalité pour détecter des nouveaux partenariats éventuels, mais également de continuer à se tenir informé sur vos partenaires actuels ! Prêter une attention particulière à leur santé financière et leur capacité à répondre à vos commandes est indispensable pour anticiper des problèmes d’approvisionnement qui peuvent mettre à mal votre entreprise.

Concentrez-vous sur vos partenaires privilégiés : les fournisseurs-clés

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Identifiez-les clairement

En tant que dirigeant, votre temps est précieux et doit être dépensé de façon pertinente : il peut donc être judicieux de concentrer vos efforts sur vos partenaires les plus importants. Posez-vous la question “quelles seront les conséquences si tel ou tel fournisseur cesse de travailler avec mon entreprise ?” Si la réponse vous angoisse, c’est qu’il s’agit d’un fournisseur-clé dont l’activité est essentielle pour le bon fonctionnement de votre société et dont vous ne pouvez pas vous passer. Pas de panique ! Selon la taille de l’entreprise en question, il y a de grandes chances que ce constat soit réciproque et qu’il se retrouve dans la même impasse si vous décidez de mettre un terme à vos relations.

Cherchez d’abord à comprendre pourquoi il revêt autant d’importance pour votre activité. Peut-être est-il le seul en mesure de vous fournir un produit en particulier, indispensable à votre métier ? Ou alors est-il le seul à pouvoir vous livrer dans des délais qui ne mettent pas à mal votre cycle de production ? Est-il le seul à proposer des quantités qui vous conviennent ? L’essentiel est de comprendre pourquoi la relation avec ce fournisseur est si importante, et d’en tirer des leçons par rapport aux liens que vous avez tissé avec lui.

Une fois ce constat établi, chercher activement à renforcer votre rapport avec ce partenaire doit être une priorité. Il est essentiel de comprendre qu’une relation privilégiée avec ses fournisseurs est un véritable avantage concurrentiel sur lequel il faut vous appuyer et communiquer ! La fiabilité des prestataires d’une entreprise est un gage de confiance qui peut faire la différence pour votre clientèle.

Conservez votre indépendance

Réaliser que l’activité de votre entreprise est fortement liée à celle d’un fournisseur en particulier doit également vous interpeller : c’est là une situation potentiellement risquée en fonction de l’importance du fournisseur. Comme expliqué précédemment, si son entreprise est semblable à la vôtre en termes de moyens financiers et humains, il est probable qu’il soit autant dépendant de vous que vous l’êtes de lui. En revanche, une structure plus large qui réalise un chiffre d’affaires annuel important et compte un grand nombre de clients ne valorise probablement pas votre relation de la même façon que vous.

Il n’est jamais bon de se retrouver dans ce type de situation : une dépendance trop forte à un prestataire n’est pas souhaitable, peu importe le secteur. Il peut donc être judicieux d’engager une nouvelle phase de sourcing fournisseurs. Nouer de nouveaux contrats avec d’autres partenaires, c’est jouer la carte de la sûreté. Si jamais l’un des contrats vient à prendre fin abruptement, l’entreprise ne se retrouvera pas dans l’impasse et pourra compter sur d’autres structures et maintenir son activité.

Il s’agit à nouveau de définir les priorités de l’entreprise à ce sujet : allez-vous préférer travailler avec une multitude de fournisseurs, peut-être plus chers mais très fiables, plutôt que compter sur un seul prestataire moins onéreux mais qui n’a pas spécialement besoin de votre activité pour subsister ? Ce choix découle directement de votre stratégie fournisseurs.

Assurez vos arrières : en cas d’imprévus

Entretenir une bonne relation avec vos fournisseurs, c’est aussi appréhender et réagir de manière appropriée en cas de soucis ! En effet, il n’est pas impossible que l’une des deux parties viennent à commettre une erreur par rapport aux termes du contrat initiaux : personne n’est à l’abri d’un retard de paiement, d’une erreur de commande ou d’un produit qui ne correspond pas aux attentes initiales. Accorder le bénéfice du doute est très important dans ce genre de situation, et privilégier le dialogue au conflit fera la différence entre une bonne et une mauvaise relation. Cherchez à comprendre d’où vient l’erreur, à quel niveau elle se situe : des explications rationnelles sont toujours appréciables et il est plus facile d’en tirer des leçons pour mieux avancer par la suite.

Prenons un exemple : votre fournisseur vous fait parvenir votre commande. Seul problème, la marchandise est défectueuse et inutilisable en l’état. Même si cela pose des problèmes par rapport à votre entreprise, la situation peut être un aubaine pour renforcer votre relation avec lui. Contactez-le et exposez-lui la situation. En fonction de sa réaction, vous allez pouvoir obtenir de sa part un geste commercial pour compenser les pertes causées par son erreur : ristourne sur la prochaine commande, remboursement partiel ou total, facilités de paiement, etc.

Le but ici n’est pas d’exploiter une situation pour votre profit personnel, mais plutôt de faire comprendre à votre interlocuteur que dans une situation inverse, il va pouvoir compter sur votre coopération de la même manière. Agir ainsi peut même l’amener à vous devancer et vous proposer ce genre de compromis avant même que vous ne le demandiez !

Pour conclure

  • Instaurez un climat d’honnêteté et de transparence avec vos fournisseurs : le jeu en vaut la chandelle !

  • Un bon contrat fournisseur est un contrat mutuellement bénéfique : les deux parties doivent pouvoir tirer le maximum de cette relation, gardez cela en tête au moment de signer.

  • Les termes d’un contrat peuvent être amenés à évoluer : ce qui vous satisfait aujourd’hui ne vous conviendra peut-être plus dans 6 mois, 1 ou 2 ans ! Négociez, faites des concessions, soyez flexible.

  • Sachez privilégier les bons partenaires, de manière judicieuse : ne vous rendez pas trop dépendant d’un seul prestataire au risque de vous retrouver dans une impasse s’il vient à mettre fin à votre relation.