Facture impayée : comment y faire face ?

Facture impayée : comment y faire face ?

Les factures impayées sont un élément fréquemment rencontré quand on gère une entreprise : tôt ou tard, le dirigeant va devoir faire le nécessaire pour obtenir le paiement d’une facture qu’un client n’a pas réglé. Si elles sont amenées à se multiplier plus que de raison, les factures impayées peuvent causer d’importantes difficultés de trésorerie. Tout doit donc être mis en oeuvre de la part du chef d’entreprise pour être payé dans les délais escomptés afin de conserver une santé financière stable et maintenir sa trésorerie dans le vert. Quelle approche employer pour recouvrer le montant de ses factures impayées avec certitude ? Nous vous donnons les conseils dont vous avez besoin pour ne plus avoir à vous soucier des clients mauvais payeurs !

Qu’est-ce qu’une facture impayée ?

Il est courant d’accorder des délais de paiement à sa clientèle : cela permet de maintenir une relation cordiale avec elle et de lui témoigner une certaine confiance. Il arrive cependant que des clients dépassent la date de paiement prescrite lors de la vente : c’est à ce moment que la facture devient impayée. En effet, une facture adressée à un client contient toujours deux dates essentielles, celle de sa création, date à laquelle elle a été établie et acceptée par les deux parties, ainsi que celle de son paiement, qui indique le délai limite accordé pour régler l’achat de manière effective.

Dans un monde idéal, les impayés n’existent pas, les factures sont encaissées à la date prévue et tous les clients respectent leurs engagements. Malheureusement, la réalité est toute autre… De ce fait, surveiller de près les factures impayées, leur fréquence et surtout leur nombre est essentiel pour tout dirigeant souhaitant garder une situation financière optimale et éviter les difficulltés de trésorerie. En effet, les ventes liées aux factures impayées sont bien prises en compte dans la comptabilité de l’entreprise comme conclues, mais la trésorerie de l’entreprise, qui correspond à l’ensemble des liquidités présente dans sa caisse et sur ses comptes en banque ne reçoit toujours rien tant que le client n’a pas payé son achat.

Les différentes étapes pour récupérer une facture impayée

On appelle “procédure de recouvrement” les différentes méthodes mises en place pour obtenir le paiement d’une dette de la part de son débiteur et de maintenir une situation de trésorerie optimale. On distingue différents moyens de recouvrer une facture impayée, qui vont du rappel écrit cordial dite “amiable”, à la procédure judiciaire accompagnée de l’intervention d’un huissier de justice.

La lettre de relance

C’est la première étape de la procédure de recouvrement amiable pour obtenir le paiement d’une facture impayée. La lettre de relance est un courrier à adresser au client pour lui rappeler la dette qu’il a contracté auprès de l’entreprise afin qu’il s’en acquitte dans les plus brefs délais. L’objet de ce courrier consiste donc à demander au client qu’il paie les sommes qu’il doit à l’entreprise. L’intérêt de cette démarche est qu’elle permet de laisser le bénéfice du doute à son client : en effet, il est tout à fait possible que l’impayé soit dû à une erreur cléricale ou un simple oubli de sa part et ne nécessite donc pas de prendre des mesures drastiques pour y remédier.

surveiller ses factures en retard est essentiel pour maintenir sa treosrerie dans le vert.jpg

L’écriture d’une lettre de relance n’est pas un exercice difficile et demande simplement de la rigueur. A ces fins, il faut y faire apparaître les notions essentielles du litige dont il est question, notamment les dates, le numéro ainsi que le montant de la facture. Adopter un ton aimable mais ferme dans la rédaction est également important pour maintenir une relation cordiale avec son interlocuteur. Il faut également penser à mentionner les conséquences éventuelles auxquelles s’exposent le client s’il persiste à ne pas vouloir s’acquitter de ses dettes.

Notons au passage que cette relance commerciale peut tout à fait s’effectuer au moyen d’un appel téléphonique ou d’un courrier électronique, même si un courrier adressé personnellement à son interlocuteur aura nettement plus d’effet pour récupérer le montant de la facture impayée. Il est d’ailleurs recommandé d’alterner entre les différentes formes de relance pour maximiser leur effet : commencer par un appel téléphonique, enchaîner avec un email puis terminer par une lettre de relance couvre toutes les possibilités et offre suffisamment de traçabilité pour éviter toute contestation de la part du débiteur.

La mise en demeure de payer

L’idée derrière la lettre de mise en demeure de payer est sensiblement similaire à celle de la lettre de relance, à la différence qu’elle permet de constater juridiquement le défaut du débiteur à honorer ses dettes envers son créancier. Envoyé en recommandé avec accusé de réception, représente la dernière étape d’une procédure de recouvrement à l’amiable : la mise en demeure dresse en effet un bilan des différentes relances faites jusqu’ici, cite l’article de loi correspondant à la situation et détaille les sanctions judiciaires auxquelles le client s’expose s’il persiste à ne pas payer la facture impayée.

Il est nécessaire de porter une attention particulière à la rédaction d’une lettre de mise en demeure à l’encontre d’un débiteur. Pour avoir sa valeur juridique, elle doit obligatoirement respecter un certain nombre de conditions, sans quoi le document devient nul et non avenu :

  • Le bien fondé de la dette : il faut être en mesure de démontrer que les sommes sont bien dues à l’entreprise créancière pour constater le bien-fondé de la démarche. La ou les factures impayées concernées doivent donc être jointes au courrier pour prouver l’existence formelle de la dette. De même, le retard du paiement en question doit être clairement visible.

  • Le créancier doit se trouver sur le territoire français : il est nécessaire de s’assurer que le créancier est bien situé en France et donc soumis au droit français pour que la démarche aboutisse.

  • Le débiteur doit être en mesure de payer : si l’entreprise débitrice est en cessation de paiement, ses dettes vont être gelées par le mandataire judiciaire en charge de la procédure collective dont elle fait l’objet. Il est donc impossible d’obtenir un paiement de la part d’une entreprise dans cette situation.

La dimension officielle et juridique de ce courrier, qui plus est envoyé en recommandé, permet d’appliquer un degré de pression supplémentaire qui suffit le plus souvent à convaincre le débiteur de s’acquitter de sa dette. La mise en demeure représente sa dernière occasion de payer les sommes dues sans s’exposer à des poursuites judiciaires.

La procédure judiciaire

Il existe différentes formes de procédures de recouvrement judiciaire auxquelles le dirigeant peut avoir recours pour obtenir le montant d’une facture impayée. En s’adressant au tribunal de commerce dont son entreprise dépend, le dirigeant va lui présenter les pièces qui permettent de constater la dette dont il est question et d’obtenir un titre exécutoire, document juridique qui oblige légalement le débiteur à payer ce qu’il doit à son créancier. Voici les trois formes les plus couramment utilisées en entreprise :

  • L’injonction de payer : cette procédure permet de juger le débiteur sur pièces, c’est-à-dire sans avoir besoin de le convoquer au tribunal ; c’est la forme de recouvrement judiciaire la plus rapide à mettre en place pour un créancier.

  • L’assignation au fonds : c’est la méthode la plus régulièrement utilisée. Elle implique la présence des deux parties au tribunal mais permet de déboucher sur le versement de dommages et intérêts par exemple.

  • Le référé-provision : similaire à l’assignation au fonds, cette procédure sert cependant à obtenir un paiement immédiat de la part du débiteur.

Retenons ici qu’une procédure judiciaire est une piste à envisager avec précaution et retenue. En effet, faire appel à un tribunal de commerce pour régler un contentieux lié à des factures impayées est une méthode à la fois longue et coûteuse. Frais d’avocats, d’huissier, sans parler du temps accordé au suivi du dossier : ce sont autant de ressources qui peuvent être allouées à d’autres préoccupations de l’entreprise, peut-être plus importantes ! Le montant des factures concernées doit donc être suffisamment importer pour justifier cette voie.

L’huissier

Si la procédure judiciaire a abouti en la faveur de l’entreprise, le juge va ensuite lui remettre un titre exécutoire. Ce document est ensuite transmis à un huissier de justice, qui va lui-même se charger de le communiquer au débiteur. Il va par la suite se rendre à son siège social ou à son lieu de travail ou à son domicile s’il s’agit d’un particulier et lui présenter afin de l’informer de l’avancement de la situation. A noter que le débiteur dispose d’une période d’un mois à compter de l’émission du titre exécutoire pour y faire opposition.

La saisie

Si aucune opposition n’a été formulée, le titre exécutoire est appliqué de manière officielle ! L’huissier peut donc procéder à une saisie immédiate des fonds demandés sur le patrimoine du débiteur : son salaire, ses comptes en banque voire même ses biens meubles. Retenons ici que si le débiteur en question est un particulier, la loi définit un certain nombre de limites aux saisies sur son patrimoine qui sont impossibles à contourner.

Quelques conseils

  • Les factures impayées ont une influence considérable sur la trésorerie et peuvent faire la différence entre un solde positif et négatif à la fin du mois : un logiciel de gestion de trésorerie tel qu'Agicap permet de visualiser simplement les factures et leurs échéances de paiement, et fait même remonter les factures en retard qui méritent votre attention, pratique !

  • Il est important d’observer un certain rythme concernant les relances que l’on peut adresser à un débiteur : une semaine de battement entre chaque message permet de prendre en compte les délais d’acheminement du courrier mais aussi le temps que ce courrier prendra à atteindre la personne concernée au sein de l’entreprise.

  • Les sociétés de recouvrement : il existe des entreprises pour qui obtenir le règlement des factures impayées est le coeur de métier ! Avoir recourir à ce type de prestataires permet de reléguer la charge de relancer les clients mauvais payeurs à un spécialiste. Attention cependant, c’est une solution qui implique un certain nombre de frais supplémentaires, il faut donc l’envisager avec précaution.

  • Les délais de paiement : de manière générale, il est vivement recommandé de surveiller de près les délais de paiement accordés à sa clientèle. Nous conseillons de les réduire dans la mesure du possible, voire de les réserver aux clients les plus fiables, et d’imposer un paiement comptant pour les autres.

  • Les différentes procédures de recouvrement à la disposition du dirigeant, notamment les voies juridiques, peuvent endommager durablement la relation avec la clientèle : il n’est jamais agréable de recevoir une lettre de mise en demeure … C’est donc à lui de peser le pour et le contre en fonction du client concerné mais aussi du montant de la dette en question.