Comment Gérer Sa Trésorerie

Comment gérer sa trésorerie : 12 conseils à suivre !

Tenter de faire fonctionner une entreprise sans gestion de trésorerie efficace, c’est un peu comme essayer de faire avancer une barque sans rames. Point capital dans la vie du dirigeant, gérer la trésorerie est pourtant souvent réalisée de manière archaïque ou trop superficielle.
Fort heureusement, piloter la trésorerie de son entreprise efficacement, c’est largement possible. Bingo ! Agicap vous explique point par point les éléments à appliquer pour aboutir à une gestion de trésorerie efficace. C’est parti !

Gérer sa trésorerie au quotidien

Voir loin et anticiper au maximum

Mieux vaut prévenir que guérir, comme dit le proverbe. Ces paroles pleines de sagesse s’appliquent totalement à la gestion de trésorerie d’une entreprise, qui requiert d’avoir le regard tourné vers l’avenir.
Pour un suivi de trésorerie efficient, vous devez en effet parvenir à identifier encaissements et décaissements le plus en avance possible : pour ce faire, n’hésitez pas à faire le point sur vos charges fixes pour déterminer à quelles périodes vous risquez d’avoir des problèmes de trésorerie. Ces derniers peuvent en effet rapidement saper votre moral et celui de vos employés si vous en avez.

On ne saurait trop vous conseiller de construire un plan de trésorerie prévisionnel. C’est un puissant outil qui vous permettra de prévoir, en général à horizon un an, quels seront vos flux de trésorerie ! Car oui, savoir que dans 4 mois vous risquez de devoir faire face à une pénurie de cash vous laisse du temps pour analyser le problème et y remédier. Avouez que c’est quand même moins stressant que de vous retrouver dans le rouge d’un coup.

Etablir un suivi régulier

Faire un budget de trésorerie c’est bien, avoir l’oeil dessus à intervalles très réguliers c’est mieux !
Trop souvent, les dirigeants font l’erreur de penser que la gestion de trésorerie est une discipline figée alors qu’elle est évolutive.

Un client qui ne respecte pas ses délais de paiement, , l’acquisition anticipée d’un nouveau véhicule dans 3 mois, une augmentation des frais de chauffage à prévoir pour l’hiver qui s’annonce rigoureux, une charge imprévue. Beaucoup d’éléments peuvent modifier la donne et donc l’état de santé de votre trésorerie.
Même si ce n’est pas forcément la mission la plus “amusante” de votre semaine, gardez vous du temps chaque jour ou au moins chaque semaine pour alimenter et mettre à jour votre plan de trésorerie.

Un investissement prévu depuis quelques mois devra peut-être se voir reporté du fait des frais de réparations engendrées par une machine défectueuse. Ainsi, vous gardez le contrôle total sur votre activité et pouvez continuer à développer votre société en limitant largement les risques de pénuries de trésorerie impromptues.

Former un employé au pilotage de trésorerie

En tant que chef d’entreprise, vous devez certainement être la personne la plus à même de gérer la trésorerie de votre activité. Pourtant, vos journées sont probablement très chargées, et parfois vous pouvez vous retrouver dans l’impossibilité de gérer votre trésorerie … Pourtant, vous ne pouvez pas vous permettre de laisser votre prévisionnel de trésorerie “à l’abandon”. Aussi, il est très pertinent de former un employé de confiance à la gestion de la trésorerie de l’entreprise dans le cas où vous n’êtes pas en mesure de l’assurer : à lui de s’assurer qu’il vous reste assez d’argent et de vous avertir si une alerte se profil, afin que vous puissiez réagir en amont. Retenez que la gestion de la trésorerie n’est pas une tâche secondaire, à faire “s’il vous reste du temps”.

Utiliser la technologie

Gérer sa trésorerie sur papier, c’est faisable évidemment. C’est en revanche chronophage, peu précis et sujet à disparition (perte, incendie…) Aussi, suivre sa trésorerie sous Excel est aujourd’hui fréquemment utilisé dans les TPE et PME afin de gérer la trésorerie. Fiable et précis, c’est un bon outil… pour les initiés. Relativement complexe d’utilisation, il demande un grande concentration et demande une bonne maîtrise pour dévoiler son plein potentiel. C’est du temps d’apprentissage que les dirigeant n’ont généralement pas le luxe d’avoir.
Mais rassurez-vous, rien n’est perdu !
Vous pouvez également opter un logiciel de gestion de trésorerie dédié aux petites entreprises. Agicap vous permet par exemple d’automatiser vos prévisions de trésorerie pour vous faciliter la vie : intuitif et facile à utiliser, il vous permet de gagner ce temps qui vous est si précieux tout en vous permettant d’avoir une gestion de trésorerie plus efficace qui vous permettra de dormir plus sereinement.
Car gérer sa trésorerie, c’est aussi faire le choix des bons outils qui vous permettront à la fois de ne pas vous arracher les cheveux et d’obtenir des résultats ou prévisions fiables !

Gérer sa trésorerie en optimisant les délais de paiement

Se faire payer dans les temps

On ne le répétera jamais assez, mais les clients qui ne vous paient pas en temps et en heure sont une réelle menace pour la santé financière de votre entreprise. Et forcément, c’est une problématique à laquelle beaucoup d’entreprises doivent faire face.
Appeler régulièrement Monsieur Untel car vous n’avez pas reçu son paiement depuis 4 mois n’est pas une option envisageable à long terme : votre trésorerie ne peut tout simplement pas assumer des décalages aussi importants.
Aussi, faites en sorte de réduire les délais de paiement au maximum pour ne pas avoir à subir des trous dans votre trésorerie que vous n’auriez pas prévu : arrangez-vous pour facturer rapidement et de garder l’option des délais de paiement à 30 ou 60 jours pour vos meilleurs clients dignes de confiance.
Si malheureusement vous vous êtes quand même amené à devoir relancer un client qui n’a pas payé, soyez ferme mais restez calme : inutile de le braquer, cela ne ferait qu’envenimer la situation. Expliquez-lui simplement de quoi il retourne dans un premier temps. Si le retard devait persister, vous pouvez lui facturer des pénalités de retard pour chaque jour d’impayé supplémentaire (Les modalités doivent être précisées dans vos conditions générales de vente que nous vous invitons par ailleurs à rendre très claires pour qu’il ne puisse pas y avoir d’ambiguïté). A la suite de ce premiers recours, si vous n’obtenez toujours pas votre argent, alors vous pouvez utiliser la mise en demeure et, dans les cas extrêmes, les poursuites judiciaires. Mais privilégiez toujours l’option du règlement à l’amiable.

Récompenser les paiements comptants…

Dans la partie précédente, nous avons parlé des retards de règlement et des options s’offrant à vous afin de recevoir votre dû. Mais prenons maintenant le problème dans l’autre sens et positivons : si vous parvenez à “donner envie” à vos clients de vous régler immédiatement, vous vous évitez de perdre du temps ET cela est bénéfique pour votre trésorerie.
Convaincre ma clientèle de payer rapidement, utopique me direz-vous ? Eh bien pas tant que ça. La méthode la plus répandue consiste en effet à réaliser un escompte commercial à vos clients qui vous payent comptant au lieu d’attendre la date de règlement initialement prévue.
L’escompte consiste à offrir une réduction d’un pourcentage variable sur la facture des clients qui vont justement vous payer immédiatement.
Cette technique est extrêmement utile puisqu’elle vous permet d’optimiser votre trésorerie et de limiter votre besoin en fond de roulement.
Mais si vous voulez convaincre votre clientèle de vous payer comptant, vous devez aussi faire en sorte de faciliter le paiement.
Par exemple, vous pouvez intégrer sur votre site internet plus de moyens de règlement pour que les personnes se rendant dessus aient plus de flexibilité.

…tout en réglant vos achats aux meilleurs délais

De votre côté, pour gérer votre trésorerie au mieux, soyez toujours conscient des encaissements et décaissements à venir pour optimiser vos paiements : le mois prochain comporte beaucoup de rentrées d’argent et peu de décaissements ? Alors n’hésitez pas à payer le prestataire directement ! Qui sait, peut-être allez vous également bénéficier d’un escompte commercial. A contrario, si vous savez que les mois à venir risquent d’être assez tendus au niveau financier, ne jouez pas avec le feu.
A ce niveau là, faites en sorte d’obtenir les meilleurs délais de paiements pour ne pas mettre en danger votre trésorerie, et attendez la fin du délai de paiement pour régler vos factures. Faites par contre attention à bien payer à la date prévue. Il ne faut pas faire aux autres ce qu’on ne voudrait pas qu’on nous fasse ! SI vraiment vous n’êtes pas en mesure de payer votre fournisseur dans les temps,

Augmenter les ventes et réduire les charges

Gestion de trésorerie

Réduire les coûts inutiles

Gérer sa trésorerie signifie également identifier les postes de dépenses qui pourraient être diminués. Et ils sont généralement nombreux, voici une liste des principaux éléments sur lesquels se pencher.

  • Réduisez le gaspillage. Lumière qui reste allumé alors que personne n’est là, chauffage au maximum quand les températures sont douces, impression en recto uniquement alors qu’utiliser les deux faces de la feuille ne changerait pas grand chose…Sensibilisez vos employés à ces problématiques en leur expliquant les enjeux que cela implique.
  • Re-négociez avec vos fournisseurs. Peut-être que vos contrats avec eux ne sont pas idéaux. Alors n’hésitez pas à les comparer avec la concurrence pour voir si vous pourriez obtenir mieux et, le cas échéant, demander une baisse des prix. Si vous ne parvenez pas à un accord, alors n’hésitez pas à vous tourner vers la concurrence : bien souvent, vous parviendrez à négocier un contrat plus avantageux avec un autre fournisseur.
  • Centralisez vos achats. Sans forcément avoir à embaucher un directeur des achats, faîtes en sorte qu’une seule et unique personne soit en charge de cette mission. Elle s’occupera ainsi d’inventorier les besoins et de vérifier que l’achat est indispensable, puis de trouver le meilleur prix pour économiser au maximum. Sous-estimée, la centralisation des achats permet souvent de réaliser de belles économies en évitant la multiplication des achats superflus.
  • Libérez-vous du papier. Nombre d’entreprises impriment encore leur comptabilité, leurs factures ou leurs commandes sur papier. Et ce papier à un coût, élevé qui plus est ! En plus de devoir vous réapprovisionner régulièrement, son stockage peut parfois vous prendre de l’espace qui aurait pu être utilisé à d’autres fins.
    De nos jours, internet permet de quasiment tout réaliser en ligne : non seulement c’est moins onéreux, mais en plus c’est extrêmement rapide et écologique.

Augmenter les ventes

Si diminuer les coûts est important, accroître votre volume de vente l’est tout autant. Et ça tombe bien, une gestion efficace de votre trésorerie vous permettra de vous pencher sur ce sujet.. Voici plusieurs conseils qui vous permettront de tirer votre volume de vente vers le haut !

  • Segmentez vos clients en catégories et focalisez vos efforts sur ceux qui ont le plus gros potentiel de Chiffre d’Affaires : promotions exclusives, conseils personnalisés… Vous devez leur montrer le meilleur de votre entreprise pour qu’ils n’aillent pas chez la concurrence.
  • Augmentez vos prix. Attention, il n’est pas question de quadrupler le tarif de votre produit phare. Procédez de manière progressive en suivant une stratégie déterminée. Le principal facteur à analyser est la concurrence : si elle est importante, vous aurez plus de mal à accroître vos tarifs. En revanche, si vous êtes la seule entreprise sur votre secteur, alors il vous sera beaucoup plus facile de facturer vos clients un peu plus cher, du moment que vous proposez des produits ou prestations impeccables.
  • Rendez votre activité la plus visible possible ! Avec l’essor des réseaux sociaux, il est presque impensable aujourd’hui pour une entreprise souhaitant se développer de faire l’impasse sur ce formidable outil de communication. Même sans être un professionnel du domaine, publier 3 ou 4 fois par semaine en mettant en avant votre savoir-faire est un excellent moyen d’attirer de nouveaux clients. Les salons et événements liés à votre secteur d’activité sont eux aussi des opportunités à saisir lorsque vous en  avez l’occasion : malgré le fait qu’ils nécessitent de se déplacer avec du matériel, vous serez assurés d’échanger avec des personnes potentiellement intéressées par votre proposition de valeur.
  • Soyez innovant. “Quoi, c’est tout ? C’est bien beau, mais innover ça ne se fait pas comme ça hein !” Dans le fond vous avez raison, développer un nouveau produit ou révolutionner le marché n’a rien de simple et prend beaucoup de temps. Mais qui a dit qu’il fallait nécessairement réinventer l’eau chaude ? Ou que vous deviez y réfléchir seul ?
    La première chose à faire est de d’analyser la concurrence : quel est leur élément différenciant ? S’ils attirent plus de clients, pouvez-vous déterminer pourquoi ? L’autre aspect trop souvent sous-estimé est l’avis de vos propres clients : que disent t-ils à propos de vos services, ont t-ils des propositions à vous faire pour que vous puissiez améliorer leur expérience ? Envoyer un questionnaire de satisfaction à l’issue du processus de vente peut être un excellent moyen d’en savoir plus sur ce qui pourrait être amélioré. L’innovation peut parfois se trouver sous vos yeux : ce sont toujours les idées les plus évidentes qu’on a tendance à laisser passer, c’est bien connu !
    Mettre à contribution vos employés peut aussi être une bonne manière de faire : une boîte à idée, la sélection de la meilleure proposition chaque mois avec une petite prime à la clé, et le tour est joué !

Privilégier votre trésorerie à l’optimisation de votre rentabilité

Le bénéfice que vous tirez des ventes est une partie essentielle de toute activité, c’est un fait. Cependant la bonne gestion des flux de trésorerie est totalement indispensable, ce qui requiert une grande attention. Vendre beaucoup c’est une chose, mais vous devez toujours vous assurer que vous allez encaisser l’argent au bon moment pour pouvoir payer vos taxes ou payer vos salaires par exemple.
Dans la même idée, imaginez que vous avez signé un contrat majeur avec un bon client mais que ce dernier ne peut vous payer qu’à 60 jours. Dans l’intervalle, vous n’avez pour le moment pas de rentrées d’argent significatives. Pourtant, votre entreprise va continuer à fonctionner, et vous allez devoir payer vos employés et régler les frais généraux. Dans ce cas, même si votre contrat va probablement vous rapporter un joli pactole à moyen termes, vos fluxs sortants risquent de vous mettre dans une situation très désagréable, voir critique. N’oubliez pas qu’une situation de cessation de paiement est vite arrivée !

Faire des réserves de trésorerie

Gérer sa trésorerieMettre en réserve une partie des résultats

“La cigale, ayant chanté tout l’été, se trouva fort dépourvue quand la bise fut venue […]”

Derrière cette fable de la Fontaine se cache pourtant une certaine vérité. Les envies d’investir ou de se développer sont parfois fortes et il n’est jamais simple de se restreindre alors que les affaires sont florissantes. Mais pour gérer sa trésorerie efficacement, il faut savoir économiser. Une mise en réserve des bénéfices est obligatoire  à hauteur de 5% maximum de votre bénéfice. En revanche, l’obligation est levée une fois que le montant de votre réserve atteint les 10% de votre capital social. Ce n’est toutefois pas suffisant dans beaucoup de cas, d’où notre préconisation.

Imaginons  maintenant que vous décelez une période creuse sur votre plan de trésorerie prévisionnel .
Si vous n’avez pas mis en réserve une partie de vos résultats des exercices précédents, vous risquez de vous retrouver avec le couteau sous la gorge si vous n’êtes pas parvenu entre temps à remédier au problème. Si en revanche vous aviez pris la peine de mettre en réserve une partie de votre résultat en prévision d’un coup dur, alors vous pourrez aborder la situation avec beaucoup plus de tranquillité.
Et c’est la même chose pour les imprévus : une inondation, un cambriolage, un incendie… Disposer d’une réserve de trésorerie peut vous sauver la mise si d’aventure votre entreprise était amenée à subir les aléas du climat par exemple.

Négocier une autorisation de découvert quand tout va bien

Il arrive parfois, en tant que dirigeant, de devoir contracter un découvert bancaire pour faire face à certaines situations exceptionnelles. Bien que souvent salvateur, ce processus a un coût. Pour autant, vous ne devez pas attendre les difficultés pour négocier une autorisation de découvert : en amont, rien de vous empêche de rencontrer votre banquier pour faire une demande.
Cette démarche présente deux avantages :

  • Vous serez mieux préparé en cas de situation imposant un découvert, puisqu’une fois l’autorisation accordée, vous en bénéficierez automatiquement si nécessaire
  • Le fait de négocier cette autorisation dans une période normale vous permet de bénéficier d’avantages divers (meilleur taux, plafond maximum accru par exemple), ce qui peut clairement faire une différence sur votre trésorerie.

En conclusion

Gérer sa trésorerie ne s’improvise pas du jour au lendemain. Il faut de la rigueur une certaine organisation pour que vos efforts portent leurs fruits. Pour autant, avec nos conseils en poche, vous avez posé la base des bonnes pratiques à respecter pour une gestion de trésorerie efficace et saine. A vous de jouer !

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