Gerer La Tresorerie D Une Association

Gérer la trésorerie d’une association

Fort de plus de 1,3 millions d’organismes, le monde associatif français est riche et varié : sport, loisirs, culture, défense de causes … Bien gérer la trésorerie d’une association est clé pour assurer son bon fonctionnement, tout particulièrement si elle gère une activité commerciale importante ou si elle connaît des flux de liquidités importants ! Pour gérer au mieux la trésorerie de votre association, vous pouvez notamment mettre en place un budget prévisionnel qui vous aidera à éviter les mauvaises surprises et à gérer l’association plus sereinement.

Comment gérer la trésorerie d’une association ?

La trésorerie d’une association désigne la somme d’argent qu’elle possède sur son ou ses comptes en banque. Plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place par un trésorier d’association pour piloter et gérer la trésorerie de son association de manière optimale.

Prévoir l’évolution de la trésorerie grâce au plan de trésorerie prévisionnel

Le plan de trésorerie est un document prévisionnel qui permet de visualiser les flux de trésorerie à venir sur les 12 prochains mois. Il prend la forme d’un tableau en deux parties qui renseigne d’un côté les encaissements, de l’autres les décaissements de l’association. Pour l’établir de manière pertinente, voici comment vous pouvez vous y prendre.

Prévoir vos encaissements

Une association Loi 1901 ne génère globalement qu’un nombre limité de rentrées d’argent. Il vous faudra néanmoins les répertorier de la manière la plus exhaustive possible afin de pas en oublier, ni fausser votre plan de trésorerie :

  • Cotisations des membres
  • Subventions : les sommes d’argent allouées à votre association par une collectivité locale ou autre.
  • Donations : si l’obtention de donations provenant de particuliers est soumise à des conditions et réglementations strictes, c’est néanmoins un encaissement courant dans le monde associatif.
  • Produits des ventes : dans le cas où les statuts de votre association prévoient une activité économique.
  • Emprunts bancaires : il est possible pour une association d’avoir recours au prêt bancaire pour alimenter sa trésorerie.

Il est important de noter que, dans le plan de trésorerie, ces montants sont à inscrire en TTC et à la date d’échéance, et non de facturation ! Si vous établissez une facture en mars mais que le délai de paiement est de 60 jours, il faudra donc renseigner le montant de la vente au mois de mai. De même, ne sous estimez pas les délais de paiement des subventions, qui peuvent se compter en semaines voire en mois. L’objectif du plan de trésorerie étant d’anticiper pour éviter de mauvaises surprises, n’hésitez pas à prendre des hypothèses conservatrices quand aux délais de règlement effectifs.

Prévoir vos décaissements

Procédez de la même manière en listant vos décaissements.

  • Loyers, abonnements divers (eau, électricité, internet …) honoraires
  • Paiement des salaires
  • Règlement des prestataires
  • Remboursement de prêts
  • Achats de fournitures
  • Organisation d’événements, de réceptions, etc.
  • Etc.

Basez-vous sur les flux de trésorerie observés au cours des années précédentes pour vous assurer de ne pas en oublier !

Suivre l’évolution réelle de votre trésorerie au fil de l’eau

Une fois votre plan de trésorerie prévisionnel établi, il convient de l’alimenter régulièrement tout au long de l’année. Consultez-le au moins une fois par semaine et renseignez-y les montants réels des flux de trésorerie que connaît votre association.

Si vous remarquez au cours d’un mois donné que les objectifs que vous vous êtes fixés ne seront pas atteints, ajustez vos prévisions afin d’éviter les mauvaises surprises et de les rapprocher au mieux du réel.

Adapter vos prévisions en fonction du réel

En tant qu’outil prévisionnel, le plan de trésorerie est là pour anticiper et éviter d’éventuelles mauvaises surprises, en vous fixant des objectifs, des seuils que vous devez atteindre ou au contraire ne pas dépasser. Son intérêt principal est donc de le suivre au fil du temps et d’adapter vos prévisions en fonction de vos flux de trésorerie réels tout au long de l’année. Si vous observez par exemple que vous enregistrez, au cours d’un mois donné, des dépenses inférieures à celles initialement prévues dans votre plan de trésorerie, vous pourrez alors ajuster votre budget et entreprendre des projets qui paraissaient au départ impossibles à financer !

De la même manière, un plan de trésorerie prévisionnel efficace et bien tenu vous permettra de prendre des mesures d’économies avant que vos comptes ne se retrouvent dans une impasse et ainsi limiter la casse.

Choisir le bon outil de gestion de trésorerie

Si votre activité connaît des flux de trésorerie significatifs , des tableaux couchés sur papier ne seront pas suffisants et vous serez vite perdus dans vos comptes. Il est alors pertinent d’avoir recours à des outils informatiques pour vous aider à gérer la trésorerie d’une association.

Modèle Excel

C’est l’outil le plus couramment utilisé pour surveiller la trésorerie d’une association. La mise en place d’un plan de trésorerie et d’un suivi régulier sous Excel peut toutefois s’avérer complexe et consommateur en temps. Par ailleurs, le partage d’un fichier Excel avec le reste du bureau de l’association n’est pas toujours aisé. Privilégiez donc une solution dédiée à la gestion de trésorerie si vous n’êtes pas un expert d’Excel, ou si vous souhaitez gagner du temps !

Logiciel de trésorerie dédié aux associations

La solution idéale est d’avoir recours à un logiciel de gestion de trésorerie dédié aux associations, comme Agicap. Cet outil vous permettra de mettre en place vos prévisions de trésorerie de manière très intuitive, mais surtout d’automatiser votre suivi de trésorerie, en connectant l’application à votre banque par exemple.

Fini les saisies longues et fastidieuses : vos prévisions de trésorerie s’adaptent automatiquement en fonction de vos entrées et sorties d’argent réelles !

Préciser les rôles du trésorier

Bien gérer la trésorerie d'une association est capital

Les pouvoirs et les responsabilités du trésorier sont à déterminer a priori dans les statuts lors de la création de l’association et de sa déclaration en préfecture. Si sa nomination n’est pas obligatoire selon la loi, son rôle est néanmoins capital. Au-delà de la simple gestion de la trésorerie et de la comptabilité, le trésorier est un membre à part entière du bureau de l’association.

Le trésorier exerce généralement plusieurs missions au sein de l’association :

  • Veiller au bon encaissement des cotisations des membres de l’association : souvent source principale de financement d’une association, le trésorier ne doit pas hésiter à relancer les adhérents qui n’auraient pas payé leurs cotisations à temps, sans quoi l’association peut se retrouver en difficulté.
  • Gérer le compte bancaire de l’association et servir d’interlocuteur avec le banquier : étant la personne la plus proche de la situation financière de l’association, le trésorier est le plus à même de négocier des emprunts ou des découverts auprès d’un organisme financier.
  • Participer activement aux décisions de l’association : l’avis du trésorier est capital dans toute prise de décision collective, car il peut être chargé de “calmer les ardeurs” des autres membres  de l’association en opposant une réalité financière à certains projets trop ambitieux et incompatibles avec la situation de trésorerie de l’association.

Pourquoi gérer la trésorerie d’une association ?

Une trésorerie mal pilotée peut causer des problèmes de gestion au sein d’une association, d’autant plus si elle emploie plusieurs salariés ou réalise un chiffre d’affaires importants. Gérer la trésorerie d’une association au plus juste vous octroie des avantages non négligeables !

Anticiper les décalages de trésorerie propres aux associations pour ne pas se laisser surprendre

Il est courant pour les associations de rencontrer des décalages dans leurs flux de trésorerie.

Prenons l’exemple d’un club de tennis : l’encaissement de la majorité des cotisations des adhérents se fait en début d’année, alors que le paiement de ses charges est réparti tout au long de l’année : paiement des professeurs de tennis salariés ou prestataires, charges courantes, investissements, etc.

Dresser en début d’année un plan de trésorerie est alors primordial pour bénéficier de la visibilité nécessaire à une gestion sereine de l’association. Cela permettra par exemple de savoir quel montant peut raisonnablement être investi dans de nouveaux équipements, sans pour autant mettre en péril le paiement des professeurs en fin d’année.

Détecter d’éventuelles difficultés en amont

Gérer la trésorerie d’une association permet d’anticiper plusieurs mois à l’avance vos encaissements et vos décaissements ainsi que d’identifier à quels moments vous risquez de rencontrer des difficultés de trésorerie. Le bénéfice à en tirer est simple mais crucial : si vous êtes capables de prévoir à l’avance vos soucis de trésorerie, il vous sera plus facile de réfléchir aux différentes solutions qui s’offrent à vous et d’y remédier.

Une association importante qui emploie plusieurs personnes peut par exemple faire face à un départ soudain qu’il faudra indemniser comme le stipule la loi ; un équipement nécessaire à son activité régulière peut subitement tomber en panne et nécessiter une réparation, voire un remplacement ; une législation nouvellement mise en place peut imposer la mise aux normes des locaux d’une association. Ce sont là des embûches potentielles que peut rencontrer une association au cours de son activité et qui peuvent rapidement dégrader sa trésorerie. La bonne tenue d’un plan de trésorerie prévisionnel est donc capitale pour faire face aux coups durs de ce type !

Maintenir une comptabilité de trésorerie

Toute association est tenue de maintenir sa comptabilité. Elle dispose de deux manières distinctes pour le faire : la comptabilité d’engagement et la comptabilité de trésorerie.

La comptabilité d’engagement est complexe et est de ce fait peu adaptée aux “petites associations”.

La comptabilité de trésorerie, en revanche, est plus appropriée au monde associatif car plus simple à utiliser : il suffit de catégoriser comptablement les flux de trésorerie du compte en banque pour générer la comptabilité de trésorerie de l’association.

Dans cette optique, il est très important de conserver toutes vos pièces justificatives et de les classer de manière chronologique. Il est conseillé de vérifier régulièrement que les mouvements de trésorerie observés sur le compte en banque de l’association correspondent bien à des factures.

Que faire en cas de difficultés de trésorerie ?

Quelles solutions existent en cas de difficultés de trésorerie d'une association ?

Trouver des nouveaux moyens de financement

Anticiper correctement les problèmes de trésorerie éventuels que votre association pourrait rencontrer vous permettra de trouver une solution de financement adaptée avant d’être au pied du mur :

  • Augmentation des cotisations payées par vos adhérents : c’est la première option à laquelle vous devez réfléchir. Cependant, n’oubliez pas que c’est une solution à envisager sur le long terme, car les cotisations sont souvent versées annuellement : leur augmentation ne pourra répondre à des soucis de trésorerie pressants. Attention également à ne pas faire fuir vos adhérents, avec des augmentations de cotisations trop brutales.
  • Recours à un emprunt bancaire : avoir recours à ce type de financement permettra d’augmenter le fonds de roulement de votre association. Cela servira à renflouer votre trésorerie et vous aidera à faire face à une embûche passagère. Un emprunt étalé dans le temps sera donc moins douloureux pour la trésorerie de votre association que des soldes mensuels négatifs à répétition.
  • Recours à une avance sur subvention : si le paiement effectif de la subvention accordée à votre association met trop de temps à venir, vous pouvez négocier une avance avec votre banque ! Cette option repose sur le même principe que la cession de créance pour les entreprises, qui permettent d’obtenir des avances sur des factures aux délais de paiement trop longs et sont encadrées par la loi Dailly. Il est possible et parfois même plus facile aux associations d’accéder à cette option, car les banques sont plus enclines à accorder ce genre d’avances quand elles concernent des créances publiques ! L’existence de cette dette doit par contre être attestée sous la forme d’un document officiel.

Optimiser les flux de trésorerie de votre association

La bonne gestion de la trésorerie d’une association permet également de l’optimiser et de la rendre plus performante, en identifiant les économies que vous pourriez réaliser et en vous assurant de la collecte “à temps” de vos subventions !

Penchez-vous sur vos postes de charges trop importants et réfléchissez à la manière dont vous pourriez les faire baisser. Réduisez le gaspillage, limitez votre consommation de papier en passant au “zéro papier”, faites attention à ne pas emmagasiner trop de stocks afin de ne pas immobiliser trop de liquidités, etc … Il n’y a pas de solution magique pour améliorer votre trésorerie, c’est à vous d’estimer quelles sont les plus judicieuses !

La même démarche peut être mise en place par rapport à vos encaissements. L’un des problèmes majeurs rencontrés par les associations réside dans l’incertitude qui plane autour de certaines rentrées d’argent, notamment les cotisations et les subventions. Assurez vous que l’ensemble de vos membres sont bien à jour de cotisation. Concernant les subventions, il peut s’écouler plusieurs semaines, voire plusieurs mois entre l’attribution d’une subvention et son paiement effectif. N’hésitez alors pas à relancer l’organisme mauvais payeur, en lui montrant par exemple l’impact du retard de la subvention sur votre budget de trésorerie, et l’aspect critique de son bon versement.

Quelles sont les atouts d’un bon trésorier ?

  • Soyez rigoureux ! La bonne gestion de la trésorerie d’une association commence avant tout par un travail de classement soigné. Conservez et répertoriez vos factures de manière minutieuse en deux dossiers distincts, “factures à payer” et “factures payées”, afin de pas commettre d’erreurs quand vous mettez à jour votre suivi de trésorerie.
  • Vérifiez régulièrement, grâce à votre accès aux comptes bancaires de l’association, que les flux de trésorerie observés correspondent bien à des ventes ou des achats.
  • De même, si vous gérez des opérations en espèces liées à une caisse qui ne donnent pas lieu à des factures, attachez-y une fiche de caisse qui renseigne le montant qui s’y trouve à son ouverture et à sa fermeture afin d’éviter tout imprévu.

Pour conclure

Bien gérer la trésorerie d’une association est un élément-clé pour assurer son bon fonctionnement : des flux anticipés correctement vous permettront de ne pas rencontrer de mauvaises surprises au cours de l’année et de vous assurer une activité prospère !

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